Hankintaa pidetään monessa pk-yrityksessä rutiinitoimintona: tilataan, kun tavara loppuu, ja kilpailutetaan, kun hinta tuntuu liian korkealta. Tämä on kuitenkin kapea näkemys. Hankintatoimi on yksi harvoista toiminnoista, joka vaikuttaa suoraan sekä katteeseen, toimitusvarmuuteen että varastoon sitoutuneeseen pääomaan yhtä aikaa. Jokainen hankinnassa säästetty euro valuu suoraan viivan alle, ja jokainen hankinnan virhe näkyy joko puutteina tai ylivarastona.
Tässä oppaassa käydään läpi, mitä hankintatoimi tarkoittaa, miksi sen kehittäminen kannattaa, mistä osa-alueista se koostuu ja miten pk-yritys voi nostaa hankinnan rutiinista strategiseksi kilpailueduksi.
Mitä hankintatoimi tarkoittaa?
Hankintatoimi tarkoittaa kaikkia niitä toimintoja, jotka liittyvät tavaroiden ja palveluiden ostamiseen: tarpeen määrittelyä, toimittajien valintaa, neuvottelua, tilaamista ja toimittajasuhteiden hallintaa. Se on toimitusketjun ensimmäinen lenkki, ja sen päätökset vaikuttavat koko ketjun toimivuuteen. Lue lisää ketjun kokonaisuudesta: Mitä on toimitusketjun hallinta
Olennaista on erottaa kaksi tasoa. Operatiivinen osto on päivittäistä tilaamista: oikea tuote, oikea määrä, oikea aika. Strateginen hankinta on pidemmän aikavälin työtä: toimittajavalinnat, sopimukset, riskienhallinta ja kokonaiskustannuksen optimointi. Pk-yrityksessä molemmat hoituvat usein samoilla ihmisillä, mutta niiden erottaminen ajattelussa auttaa kehittämään kumpaakin.
Miksi hankintatoimi vaikuttaa suoraan tulokseen?
Hankinnan euromäärät ovat usein suuria suhteessa katteeseen. Jos yrityksen ostot ovat puolet liikevaihdosta, muutaman prosentin parannus ostoissa voi vastata kymmenien prosenttien parannusta tuloksessa. Tämä tekee hankinnasta yhden tehokkaimmista paikoista parantaa kannattavuutta.
Kolme suoraa vaikutusta:
- Kate. Hankintahinta ja -ehdot vaikuttavat suoraan tuotteen katteeseen. Lue lisää: Miten katetuotto lasketaan
- Sitoutunut pääoma. Eräkoot, maksuehdot ja toimitusrytmi vaikuttavat siihen, kuinka paljon pääomaa sitoutuu varastoon. Lue lisää: Käyttöpääoma pk-yrityksessä
- Toimitusvarmuus. Toimittajien luotettavuus ratkaisee, pystyykö yritys itse toimittamaan ajallaan. Lue lisää: Toimitusvarmuus käytännössä
Kokonaiskustannus, ei halvin hinta
Yleisin hankinnan virhe on optimoida pelkkää ostohintaa. Halvin hinta ei tarkoita halvinta kokonaiskustannusta. Kun toimittajaa valitaan, kannattaa huomioida koko kustannus, joka tunnetaan englanniksi termillä total cost of ownership:
- ostohinta
- toimituskustannukset ja -ajat
- minimieräkoot, jotka voivat pakottaa ylivarastoon
- laatu ja reklamaatioiden määrä
- maksuehdot, jotka vaikuttavat käyttöpääomaan
- toimitusvarmuus ja sen riski
Halpa toimittaja, joka myöhästelee, vaatii suuria eriä ja toimittaa epätasaista laatua, voi tulla kalliimmaksi kuin hieman kalliimpi mutta luotettava kumppani.
Hankintatoimen osa-alueet
Tarpeen määrittely
Hyvä hankinta alkaa siitä, että tiedetään, mitä todella tarvitaan ja kuinka paljon. Tämä perustuu kysynnän ennustamiseen ja varastotilanteeseen, ei tuntumaan. Lue lisää: Kysynnän ennustaminen
Toimittajien valinta ja arviointi
Toimittajavalinta on strategisen hankinnan ydin. Toimittajia kannattaa arvioida säännöllisesti hinnan, laadun, toimitusvarmuuden ja yhteistyön sujuvuuden perusteella, ei pelkän hinnan.
Neuvottelu ja sopimukset
Sopimusehdot, kuten hinnat, maksuajat, eräkoot ja toimitusehdot, vaikuttavat koko ketjun joustavuuteen. Pidemmät maksuajat vapauttavat käyttöpääomaa, ja sovitut toimitusrytmit pitävät varaston ohuempana.
Ostoprosessi
Itse ostoprosessin sujuvuus vaikuttaa kustannuksiin ja virheisiin. Selkeä, vaiheistettu prosessi tarpeesta tilaukseen ja vastaanottoon vähentää virheitä ja säästää aikaa. Lue lisää: Ostoprosessi vaihe vaiheelta
Toimittajayhteistyö ja riskienhallinta
Toimittajat ovat osa ketjua, eivät vain laskun lähettäjiä. Hyvä yhteistyö parantaa joustavuutta ja toimitusvarmuutta, ja riskienhallinta suojaa häiriöiltä. Lue lisää: Toimittajayhteistyö ja toimittajariskien hallinta
Näin kehität hankintatoimea
- Tee ostot näkyväksi. Selvitä, mitä ostetaan, keneltä ja kuinka paljon. Yllättävän usein ostot ovat hajallaan eikä kokonaiskuvaa ole.
- Keskitä ostovolyymia. Hajautuneiden pienten ostojen kokoaminen harvemmille toimittajille parantaa neuvotteluasemaa.
- Siirry kokonaiskustannusajatteluun. Arvioi toimittajia kokonaiskustannuksen, ei pelkän hinnan perusteella.
- Sovita ostot kysyntään. Perusta tilaukset laskettuun kysyntään ja tilauspisteisiin, ei tuntumaan. Lue lisää: Tilauspiste ja varmuusvarasto
- Kehitä toimittajasuhteita. Panosta keskeisiin toimittajiin pitkäjänteisesti.
Yhteenveto
Hankintatoimi on toimitusketjun ensimmäinen lenkki ja yksi tehokkaimmista paikoista parantaa kannattavuutta, koska ostojen euromäärät ovat suuria suhteessa katteeseen. Olennaista on optimoida kokonaiskustannusta, ei pelkkää ostohintaa, ja sovittaa ostot laskettuun kysyntään. Hankinta vaikuttaa suoraan katteeseen, sitoutuneeseen pääomaan ja toimitusvarmuuteen, joten sen kehittäminen rutiinista strategiseksi toiminnoksi tuottaa nopeasti tulosta.
Haluatko nähdä, mistä hankinnassa kannattaa aloittaa?
Wisestein SCM tuo ostot, varaston ja kannattavuuden yhteen näkymään, jolloin näet, missä hankinnan kehittäminen vapauttaa eniten katetta ja pääomaa.
Varaa maksuton esittely tai tutustu referensseihimme.
Usein kysytyt kysymykset
Hankintatoimi tarkoittaa kaikkia tavaroiden ja palveluiden ostamiseen liittyviä toimintoja: tarpeen määrittelyä, toimittajien valintaa, neuvottelua, tilaamista ja toimittajasuhteiden hallintaa. Se on toimitusketjun ensimmäinen lenkki.
Ostojen euromäärät ovat usein suuria suhteessa katteeseen. Jos ostot ovat puolet liikevaihdosta, muutaman prosentin parannus ostoissa voi vastata kymmenien prosenttien parannusta tuloksessa.
Se tarkoittaa hankinnan kokonaiskustannusta, joka sisältää ostohinnan lisäksi toimituskustannukset, eräkoot, laadun, maksuehdot ja toimitusvarmuuden. Halvin hinta ei tarkoita halvinta kokonaiskustannusta.
Tee ostot näkyväksi, keskitä ostovolyymia harvemmille toimittajille, siirry kokonaiskustannusajatteluun, sovita ostot laskettuun kysyntään ja kehitä toimittajasuhteita pitkäjänteisesti.