Asiakas ei näe ostoprosessianne, varastokirjanpitoanne tai kysyntäennusteitanne. Hän näkee vain yhden asian: saiko hän tilaamansa tuotteen ajallaan ja oikeana. Tämä on toimitusvarmuus, ja se on yksi harvoista mittareista, jonka asiakas kokee suoraan. Heikko toimitusvarmuus karkottaa asiakkaita hiljaa, ilman että reklamaatioita välttämättä tulee. Hyvä toimitusvarmuus taas rakentaa luottamusta, joka näkyy uusintaostoissa.
Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä toimitusvarmuus tarkoittaa, miten sitä mitataan ja millä keinoin sitä parannetaan pk-yrityksessä.
Mitä toimitusvarmuus tarkoittaa?
Toimitusvarmuus kuvaa sitä, kuinka luotettavasti yritys toimittaa tilaukset sovitusti: oikeana, oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Se on toimitusketjun toimivuuden lopputulosmittari. Kaikki ketjun aiemmat vaiheet, hankinnasta varastonhallintaan ja kysynnän ennustamiseen, vaikuttavat lopulta siihen, toteutuuko lupaus asiakkaalle.
Toimitusvarmuus ei ole sama asia kuin nopeus. Yritys voi luvata pitkän toimitusajan ja silti olla erittäin toimitusvarma, jos se pitää lupauksensa joka kerta. Olennaista on luotettavuus suhteessa annettuun lupaukseen.
Miten toimitusvarmuus mitataan?
Toimitusvarmuudelle on useita mittareita, ja kannattaa valita ne, jotka sopivat oman liiketoiminnan luonteeseen.
Toimitustäsmällisyys (On-Time Delivery, OTD)
Yksinkertaisin mittari. Se kertoo, kuinka suuri osuus toimituksista lähti tai saapui ajallaan.
Toimitustäsmällisyys = (ajallaan toimitetut tilaukset / kaikki tilaukset) x 100
Jos sadasta tilauksesta 92 toimitettiin sovittuun määräaikaan mennessä, toimitustäsmällisyys on 92 prosenttia.
OTIF (On Time In Full)
Vaativampi ja informatiivisempi mittari. Tilaus lasketaan onnistuneeksi vain, jos se toimitettiin sekä ajallaan että täydellisenä, eli oikea tuote oikeassa määrässä. OTIF paljastaa ongelmat, jotka pelkkä toimitustäsmällisyys piilottaa, kuten osatoimitukset tai väärät määrät.
OTIF = (ajallaan ja täydellisinä toimitetut tilaukset / kaikki tilaukset) x 100
Saatavuusaste (Fill Rate)
Kertoo, kuinka suuri osa kysynnästä pystyttiin täyttämään suoraan varastosta ilman puutetta. Tämä mittari yhdistää toimitusvarmuuden varastonhallintaan: liian ohut varasto näkyy heti saatavuusasteen laskuna.
Mikä toimitusvarmuutta heikentää?
Heikko toimitusvarmuus on lähes aina oire jostakin ketjun aiemmasta vaiheesta. Yleisimmät syyt:
- Epätarkka kysynnän ennustaminen. Jos menekkiarvio on pielessä, varasto loppuu tai täydennys tulee myöhässä.
- Väärin mitoitetut varastotasot. Liian matalat tilauspisteet ja varmuusvarastot johtavat puutteisiin juuri silloin, kun kysyntä piikittää.
- Toimittajien epäluotettavuus. Jos oma toimittaja myöhästyy, myöhästyy oma toimituksenne ketjureaktiona.
- Pullonkaulat tuotannossa tai käsittelyssä. Yksi ruuhkautunut vaihe viivästyttää koko toimituksen.
- Tiedon katkokset. Jos myynti ei tiedä varaston tilannetta, asiakkaalle luvataan toimituksia, joihin ei ole katetta.
Näin parannat toimitusvarmuutta
Toimitusvarmuuden parantaminen ei tapahdu lupaamalla enemmän vaan korjaamalla ketjun heikkoja kohtia.
1. Mittaa ensin, missä mennään. Ilman lähtötasoa kehitystä ei voi todentaa. Valitse yksi tai kaksi mittaria, esimerkiksi OTIF ja saatavuusaste, ja seuraa niitä säännöllisesti.
2. Mitoita varmuusvarastot kysynnän vaihtelun mukaan. Tasaisesti menevälle A-nimikkeelle riittää pienempi puskuri kuin epätasaisesti menevälle. Kun varmuusvarasto perustuu laskettuun vaihteluun eikä tuntumaan, puutteet vähenevät ilman, että koko varasto kasvaa.
3. Paranna kysynnän ennustamista. Tarkempi ennuste on tehokkain yksittäinen keino, koska se vaikuttaa kaikkeen muuhun. Yhdistä historiadata, kausivaihtelut ja myynnin tieto tulevista kampanjoista.
4. Seuraa toimittajien toimitusvarmuutta. Mittaa myös sisääntulevien toimitusten täsmällisyyttä. Jos sama toimittaja myöhästyy toistuvasti, kyse on riskistä, joka kannattaa hallita joko sopimuksella tai vaihtoehtoisella lähteellä.
5. Poista pullonkaulat. Tunnista ketjun hitain vaihe ja keskitä kehitys siihen. Pullonkaulan nopeuttaminen nostaa koko ketjun läpäisykykyä.
6. Yhdistä myynnin ja toiminnan tieto. Kun myynti, osto ja varasto näkevät saman tilannekuvan, asiakkaalle annetut lupaukset perustuvat todelliseen kapasiteettiin.
Lue tarkemmin keinoista: Toimitusketjun optimointi: 10 käytännön toimenpidettä.
Toimitusvarmuus ja kannattavuus kulkevat yhdessä
Toimitusvarmuutta ajatellaan usein pelkkänä asiakaspalvelun mittarina, mutta sillä on suora yhteys kannattavuuteen. Puutteet tarkoittavat menetettyä myyntiä ja kiireellisiä lisätilauksia, jotka ovat kalliita. Toisaalta toimitusvarmuutta ei kannata ostaa rajattomasti kasvattamalla varastoa, koska se sitoo pääomaa ja nostaa varastointikustannuksia. Oikea taso löytyy, kun toimitusvarmuutta tarkastellaan yhdessä varaston kiertonopeuden ja sitoutuneen pääoman kanssa.
Juuri tähän tarvitaan näkymä, joka yhdistää palvelutason ja kannattavuuden. Wisestein SCM tuottaa tämän näkymän olemassa olevan datan pohjalta, jolloin toimitusvarmuutta voi parantaa hallitusti ilman, että pääoma karkaa varastoon.
Yhteenveto
Toimitusvarmuus on toimitusketjun lopputulosmittari ja yksi harvoista luvuista, jonka asiakas kokee suoraan. Sitä kannattaa mitata OTIF:lla ja saatavuusasteella, ja parantaa korjaamalla ketjun aiempia vaiheita: kysynnän ennustamista, varastotasoja ja toimittajien luotettavuutta. Paras tulos syntyy, kun toimitusvarmuutta tarkastellaan yhdessä kannattavuuden kanssa, ei siitä irrallaan.
Haluatko nähdä toimitusvarmuuden ja kannattavuuden samassa näkymässä?
Wisestein SCM yhdistää palvelutason ja kannattavuuden, jotta voitte parantaa toimitusvarmuutta sitomatta turhaa pääomaa varastoon. Saat lähtötilanteen analyysin nopeasti.
Varaa maksuton esittely tai katso asiakkaidemme tulokset.
Usein kysytyt kysymykset
Toimitusvarmuus kuvaa sitä, kuinka luotettavasti yritys toimittaa tilaukset sovitusti: oikeana, oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Se on toimitusketjun toimivuuden lopputulosmittari, jonka asiakas kokee suoraan.
Yksinkertaisin mittari on toimitustäsmällisyys: ajallaan toimitetut tilaukset jaettuna kaikilla tilauksilla kerrottuna sadalla. Vaativampi OTIF laskee onnistuneeksi vain tilaukset, jotka toimitettiin sekä ajallaan että täydellisinä.
Hyvälle toimitusvarmuudelle ei ole yhtä toimialarajat ylittävää tavoitelukua, vaan olennaista on luotettavuus suhteessa annettuun lupaukseen ja kehityssuunta. Tärkeämpää kuin yksittäinen prosenttiluku on, että lupaus pidetään johdonmukaisesti.
Toimitusvarmuutta parannetaan korjaamalla ketjun aiempia vaiheita: tarkentamalla kysynnän ennustamista, mitoittamalla varmuusvarastot vaihtelun mukaan, seuraamalla toimittajien luotettavuutta ja poistamalla pullonkauloja.