Ostoprosessi on monessa pk-yrityksessä syntynyt vuosien varrella ilman, että sitä on koskaan suunniteltu. Tavaraa tilataan, kun joku huomaa sen loppuvan, eri ihmiset tilaavat eri tavoin, eikä kukaan oikein tiedä, paljonko ja keneltä yritys kokonaisuudessaan ostaa. Tämä toimii pieneen pisteeseen asti, mutta johtaa helposti virheisiin, päällekkäisiin tilauksiin, kalliisiin pikatilauksiin ja heikkoon neuvotteluasemaan toimittajiin.
Selkeä, vaiheistettu ostoprosessi korjaa tämän. Tässä oppaassa käydään ostoprosessi läpi vaihe vaiheelta tarpeen tunnistamisesta toimittajavalintaan, tilaukseen, vastaanottoon ja seurantaan, sekä se, miten kustakin vaiheesta tehdään sujuva.
Mikä on ostoprosessi?
Ostoprosessi on vaiheiden ketju, jonka kautta yritys hankkii tarvitsemansa tavarat ja palvelut. Hyvin toimiva ostoprosessi varmistaa, että oikea tuote tulee oikeaan aikaan oikealla hinnalla ja oikealta toimittajalta, mahdollisimman vähällä työllä ja virheellä. Ostoprosessi on osa laajempaa hankintatoimea. Lue lisää: Hankintatoimi haltuun
Ostoprosessin vaiheet
1. Tarpeen tunnistaminen
Kaikki alkaa tarpeesta. Se voi syntyä varastotason laskusta tilauspisteeseen, tuotannon tarpeesta tai uudesta projektista. Olennaista on, että tarve perustuu tietoon eikä tuntumaan: laskettuun tilauspisteeseen ja kysyntäennusteeseen, ei siihen, että joku sattui huomaamaan hyllyn tyhjenevän. Lue lisää: Tilauspiste ja varmuusvarasto
2. Tarpeen määrittely
Kun tarve on tunnistettu, määritellään tarkasti, mitä tarvitaan: tuote, määrä, laatuvaatimukset ja aikataulu. Hyvä määrittely vähentää väärinkäsityksiä ja palautuksia myöhemmin.
3. Toimittajan valinta
Valitaan toimittaja, jolta tuote hankitaan. Vakiotuotteilla toimittaja on usein jo sovittu, mutta uusissa tai merkittävissä hankinnoissa kannattaa vertailla vaihtoehtoja. Valinta perustuu kokonaiskustannukseen, ei pelkkään hintaan: toimitusvarmuus, laatu, eräkoot ja maksuehdot vaikuttavat.
4. Tilaus
Tehdään ostotilaus sovituilla ehdoilla. Selkeä tilauskäytäntö, jossa tilaukset dokumentoidaan yhtenäisesti, vähentää virheitä ja helpottaa seurantaa. Toistuvissa ostoissa tilaaminen kannattaa automatisoida mahdollisimman pitkälle.
5. Tilauksen vahvistus ja seuranta
Toimittaja vahvistaa tilauksen ja toimitusajan. Tätä kannattaa seurata, jotta mahdolliset viiveet havaitaan ajoissa eivätkä yllätä. Toimittajien toimitusvarmuuden seuranta on osa tätä vaihetta.
6. Vastaanotto ja tarkastus
Saapunut tavara tarkastetaan: vastaako se tilausta määrältään ja laadultaan? Vastaanotto kirjataan järjestelmään, jotta varastosaldo pysyy ajan tasalla. Tämä vaihe on kriittinen varastokirjanpidon luotettavuudelle. Lue lisää: Inventaari käytännössä
7. Laskun käsittely ja maksu
Lasku tarkistetaan tilausta ja vastaanottoa vasten ennen maksua. Tämä kolmivaiheinen täsmäytys, tilaus, vastaanotto ja lasku, estää virheelliset ja tuplamaksut.
8. Seuranta ja kehitys
Ostoja seurataan kokonaisuutena: mitä ostetaan, keneltä, millä hinnalla ja kuinka luotettavasti toimittajat toimittavat. Tämä tieto on perusta hankinnan jatkuvalle kehittämiselle.
Yleisimmät ongelmat ostoprosessissa
- Hajautunut tilaaminen. Kun moni tilaa eri tavoin ilman koordinointia, syntyy päällekkäisyyksiä ja heikko neuvotteluasema.
- Tilaaminen tuntumalla. Ilman laskettuja tilauspisteitä tulee joko puutteita tai ylivarastoa.
- Pikatilaukset. Myöhässä havaittu tarve johtaa kalliisiin pikatilauksiin ja rahteihin.
- Puutteellinen vastaanottokäytäntö. Jos saapuvaa tavaraa ei tarkasteta ja kirjata huolellisesti, varastosaldo vääristyy.
- Ei seurantaa. Jos ostoja ei seurata kokonaisuutena, kehittämiselle ei ole pohjaa.
Miten ostoprosessista tehdään sujuva?
Sujuva ostoprosessi syntyy kolmesta asiasta: selkeät vaiheet ja vastuut, tilausten perustaminen laskettuun tarpeeseen sekä toistuvien ostojen automatisointi. Mitä enemmän rutiiniostoja voidaan ohjata laskettujen tilauspisteiden ja ennusteiden perusteella, sitä vähemmän jää tuntuman ja kiireen varaan. Tämä vapauttaa aikaa strategisempaan hankintatyöhön, kuten toimittajasuhteiden kehittämiseen. Lue lisää: Toimittajayhteistyö ja toimittajariskien hallinta
Yhteenveto
Ostoprosessi etenee tarpeen tunnistamisesta määrittelyyn, toimittajan valintaan, tilaukseen, seurantaan, vastaanottoon, laskun käsittelyyn ja seurantaan. Sujuva prosessi perustuu selkeisiin vaiheisiin, laskettuun tarpeeseen tuntuman sijaan ja toistuvien ostojen automatisointiin. Tämä vähentää virheitä ja kalliita pikatilauksia sekä vapauttaa aikaa strategiseen hankintaan. Kolmivaiheinen täsmäytys tilauksen, vastaanoton ja laskun välillä estää virhemaksut.
Haluatko perustaa ostot laskettuun tarpeeseen?
Wisestein SCM laskee tilauspisteet ja ostotarpeet kysynnän pohjalta, jolloin ostoprosessi nojaa tietoon eikä tuntumaan ja pikatilaukset vähenevät.
Varaa maksuton esittely tai tutustu referensseihimme.
Usein kysytyt kysymykset
Ostoprosessi etenee tarpeen tunnistamisesta tarpeen määrittelyyn, toimittajan valintaan, tilaukseen, tilauksen seurantaan, vastaanottoon ja tarkastukseen, laskun käsittelyyn ja lopuksi seurantaan ja kehitykseen.
Kolmivaiheinen täsmäytys tarkoittaa laskun tarkistamista tilausta ja vastaanottoa vasten ennen maksua. Se estää virheelliset ja tuplamaksut varmistamalla, että tilattu, saapunut ja laskutettu täsmäävät.
Sujuva ostoprosessi syntyy selkeistä vaiheista ja vastuista, tilausten perustamisesta laskettuun tarpeeseen tuntuman sijaan sekä toistuvien ostojen automatisoinnista. Tämä vähentää virheitä ja kalliita pikatilauksia.
Yleisimmät ongelmat ovat hajautunut tilaaminen, tilaaminen tuntumalla ilman laskettuja tilauspisteitä, kalliit pikatilaukset, puutteellinen vastaanottokäytäntö ja ostojen seurannan puute.