Varastonhallinta haltuun: opas pk-yrityksen päättäjälle

Varasto on yksi yrityksen näkyvimmistä omaisuuseristä ja samalla yksi vaarallisimmista. Siihen sitoutuu pääomaa, joka on pois muusta liiketoiminnasta, ja se vanhenee, vaurioituu ja sitoo tilaa. Silti varasto on välttämätön, koska ilman sitä ei pystytä palvelemaan asiakkaita luotettavasti. Varastonhallinta on tämän jännitteen johtamista: riittävä saatavuus mahdollisimman pienellä sitoutuneella pääomalla.

Tämä opas käy läpi, mitä varastonhallinta tarkoittaa pk-yritykselle, mitkä tunnusluvut kannattaa ottaa haltuun ja miten ohjelmisto auttaa tekemään päätökset tiedon eikä tuntuman perusteella.

Mitä varastonhallinta tarkoittaa?

Varastonhallinta on niiden päätösten kokonaisuus, jotka koskevat varaston tasoa, täydennystä ja rakennetta. Käytännössä siinä ratkaistaan kolme peruskysymystä jokaisen nimikkeen osalta: mitä pidetään varastossa, kuinka paljon ja milloin täydennetään.

Hyvä varastonhallinta ei tarkoita varaston minimoimista. Liian ohut varasto johtaa puutteisiin, menetettyyn myyntiin ja tyytymättömiin asiakkaisiin. Se tarkoittaa oikean tason löytämistä jokaiselle nimikkeelle erikseen, kysynnän ja sen vaihtelun perusteella.

Miksi varastonhallinta vaikuttaa suoraan tulokseen

Varastoon sidottu pääoma on yrityksen rahaa, joka makaa hyllyssä. Mitä enemmän pääomaa sitoutuu varastoon, sitä vähemmän sitä on käytettävissä muuhun, kuten kasvuun tai investointeihin. Tämä on syy, miksi varastonhallinta on talousjohtamista yhtä lailla kuin logistiikkaa.

Kolme suoraa vaikutusta tulokseen:

• Sitoutunut pääoma. Jokainen varastoon hankittu euro on pois käyttöpääomasta. Lue lisää: Käyttöpääoma pk-yrityksessä.
• Varastointikustannukset. Tila, käsittely, vakuutukset ja pääoman korko muodostavat kustannuksen, joka on usein 15-25 prosenttia varaston arvosta vuodessa.
• Vanhenemis- ja hävikkiriski. Hitaasti kiertävät tuotteet menettävät arvoaan, vanhenevat tai jäävät myymättä.

Varastonhallinnan keskeiset tunnusluvut

Varastonhallinta perustuu muutamaan tunnuslukuun, jotka kannattaa ottaa haltuun.

Varaston kiertonopeus

Kiertonopeus kertoo, kuinka monta kertaa varasto vaihtuu vuodessa. Korkeampi kiertonopeus tarkoittaa, että sama liikevaihto saadaan aikaan pienemmällä varastolla, eli vähemmällä sitoutuneella pääomalla.

Varaston kiertonopeus = myytyjen tuotteiden hankintahinta / varaston keskimääräinen arvo

Kiertonopeudelle ei ole yhtä oikeaa tavoitetta, vaan se riippuu toimialasta. Tärkeämpää kuin absoluuttinen luku on kehityssuunta ja vertailu nimikkeiden välillä. Lue tarkemmin: Varaston kiertonopeus: laskentakaava ja parantaminen.

ABC-luokittelu

Kaikkia nimikkeitä ei kannata ohjata samalla tarkkuudella. ABC-analyysi luokittelee tuotteet niiden merkityksen mukaan: A-nimikkeet tuovat suurimman osan liikevaihdosta tai katteesta ja ansaitsevat tarkimman ohjauksen, C-nimikkeet vähiten. Lue lisää: ABC-analyysi varastonhallinnassa.

Tilauspiste ja varmuusvarasto

Tilauspiste on varastotaso, jonka alittuessa tehdään täydennystilaus. Varmuusvarasto on puskuri, joka suojaa kysynnän ja toimitusajan vaihtelulta. Kun nämä lasketaan kysynnän vaihtelun perusteella eikä tuntumalla, puutteet ja ylivarastot vähenevät samanaikaisesti. Lue lisää: Tilauspiste ja varmuusvarasto.

Sitoutunut pääoma

Varaston tärkein talousmittari. Se kertoo, kuinka paljon rahaa varastossa kulloinkin makaa. Tavoitteena on pitää sitoutunut pääoma mahdollisimman pienenä ilman, että palvelutaso kärsii.

Yleisimmät virheet varastonhallinnassa

Pk-yrityksissä toistuvat samat sudenkuopat:

1. Kaikkia nimikkeitä ohjataan samalla logiikalla. A-tuote ja C-tuote saavat saman kohtelun, jolloin tärkeisiin nimikkeisiin ei panosteta tarpeeksi ja vähäpätöisiin liikaa.
2. Täydennys tehdään tuntumalla. Ilman laskettuja tilauspisteitä päädytään joko puutteisiin tai ylivarastoon, usein molempiin yhtä aikaa eri nimikkeillä.
3. Hidasta varastoa ei seurata. Hitaasti kiertävät nimikkeet kasvavat huomaamatta ja sitovat pääomaa, koska niihin ei kohdistu aktiivista huomiota.
4. Varastoa katsotaan erillään kannattavuudesta. Varastopäätökset tehdään saatavuus edellä ilman, että nähdään niiden vaikutus sitoutuneeseen pääomaan ja katteeseen.

Milloin tarvitaan varastonhallintaohjelmisto?

Pieni ja yksinkertainen varasto pysyy hallinnassa Excelillä ja kokemuksella. Ohjelmiston tarve syntyy, kun:

• nimikkeitä on niin paljon, ettei kokonaisuutta enää hahmota taulukosta
• kysyntä vaihtelee, eikä tilauspisteitä ehdi laskemaan käsin
• pääomaa tuntuu sitoutuvan varastoon enemmän kuin pitäisi
• ei ole näkyvyyttä siihen, mitkä nimikkeet kiertävät hitaasti

Varastonhallintaohjelmisto automatisoi tunnuslukujen laskennan, tuo hitaasti kiertävät nimikkeet näkyviin ja ehdottaa optimoituja tilauseriä kysyntäennusteen pohjalta. Olennaista pk-yritykselle on, että ratkaisu toimii olemassa olevan datan pohjalta ilman raskasta käyttöönottoa. Lue tarkemmin: Varastonhallintaohjelmisto pk-yritykselle.

Näin pääset alkuun

Varastonhallinnan kehittäminen kannattaa aloittaa vaiheittain:

1. Laske varaston kiertonopeus kokonaistasolla ja tärkeimmille nimikeryhmille.
2. Tee ABC-luokittelu ja kohdista huomio A-nimikkeisiin.
3. Tunnista hitaasti kiertävät nimikkeet ja päätä, mitä niille tehdään.
4. Laske tilauspisteet ja varmuusvarastot keskeisille nimikkeille kysynnän vaihtelun perusteella.
5. Seuraa sitoutunutta pääomaa osana talousjohtamista.

Yhteenveto

Varastonhallinta on tasapainoilua saatavuuden ja sitoutuneen pääoman välillä. Kun varaston kiertonopeus, ABC-luokittelu ja tilauspisteet otetaan haltuun ja päätökset perustuvat dataan eikä tuntumaan, varastoon sitoutuu vähemmän pääomaa ilman, että asiakaspalvelu kärsii. Pk-yritykselle suurin hyöty syntyy siitä, että varastoa katsotaan yhdessä kannattavuuden kanssa, ei siitä erillään.

---

Haluatko nähdä, paljonko pääomaa varastoosi sitoutuu turhaan?

Wisestein SCM tuo varaston kiertonopeudet, hitaasti kiertävät nimikkeet ja sitoutuneen pääoman yhteen näkymään olemassa olevan datan pohjalta. Saat analyysin lähtötilanteesta usein jo muutamassa päivässä.

Varaa maksuton esittely tai tutustu referensseihimme.

---

Usein kysytyt kysymykset