Toimittajat ovat osa yrityksen toimitusketjua, eivät vain laskun lähettäjiä. Silti monessa pk-yrityksessä toimittajasuhde on pelkkä transaktio: tilataan, maksetaan ja kilpailutetaan, kun hinta tuntuu liian korkealta. Tämä jättää käyttämättä merkittävän mahdollisuuden. Hyvin hoidettu toimittajayhteistyö parantaa toimitusvarmuutta, joustavuutta ja usein myös ehtoja, kun taas heikko toimittajasuhde tai hallitsematon toimittajariski voi pysäyttää koko toiminnan.
Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä toimittajayhteistyö tarkoittaa, miksi se kannattaa, miten toimittajariskejä hallitaan ja miten toimittajasuhteita kehitetään käytännössä.
Miksi toimittajayhteistyö kannattaa?
Toimittaja vaikuttaa suoraan siihen, pystyykö yritys itse toimittamaan ajallaan. Jos oma toimittaja myöhästyy, myöhästyy oma toimituksenne ketjureaktiona. Lue lisää: Toimitusvarmuus käytännössä
Hyvä toimittajayhteistyö tuottaa konkreettisia hyötyjä:
- Parempi toimitusvarmuus. Luotettava kumppani, joka tuntee tarpeesi, toimittaa todennäköisemmin ajallaan.
- Joustavuus. Pitkäaikainen kumppani joustaa todennäköisemmin kiireessä tai poikkeustilanteessa.
- Paremmat ehdot. Pidemmät suhteet ja keskitetty volyymi parantavat neuvotteluasemaa ja maksuehtoja.
- Yhteinen kehitys. Avoin yhteistyö voi tuottaa parannuksia eräkokoihin, pakkauksiin ja toimitusrytmiin, jotka hyödyttävät molempia.
Tämä ei tarkoita, että hinnasta pitäisi luopua, vaan että toimittajaa arvioidaan kokonaisuutena. Lue lisää: Hankintatoimi haltuun
Mitä toimittajariskit ovat?
Toimittajariski tarkoittaa kaikkea sitä, mikä voi häiritä tavaran tai palvelun saantia toimittajalta. Tyypillisiä riskejä:
- Toimitusriski. Toimittaja myöhästyy, ei pysty toimittamaan sovittua määrää tai laatu pettää.
- Yhden toimittajan riippuvuus. Jos kriittinen nimike tulee vain yhdeltä toimittajalta, sen ongelmat pysäyttävät oman toiminnan.
- Taloudellinen riski. Toimittajan taloudelliset vaikeudet tai konkurssi katkaisevat saannin.
- Hintariski. Raaka-aineiden tai toimittajan hintojen voimakas heilahtelu vaikuttaa katteeseen.
- Maantieteellinen ja poliittinen riski. Kaukaiset tai epävakaiden alueiden toimittajat altistavat häiriöille.
Näin hallitset toimittajariskejä
1. Tunnista kriittiset toimittajat ja nimikkeet. Kaikki toimittajat eivät ole yhtä tärkeitä. Keskity niihin, joiden ongelma pysäyttäisi toiminnan tai vaikuttaisi eniten. Sama priorisointilogiikka kuin ABC-analyysissä auttaa. Lue lisää: ABC-analyysi varastonhallinnassa
2. Vältä yhden toimittajan riippuvuutta. Kriittisille nimikkeille kannattaa kartoittaa vaihtoehtoiset lähteet, vaikka päätoimittaja olisi luotettava. Tämä on vakuutus häiriöiden varalle.
3. Seuraa toimittajien suoriutumista. Mittaa toimitusvarmuutta, laatua ja reklamaatioita säännöllisesti. Toistuvat ongelmat saman toimittajan kanssa ovat riski, johon kannattaa puuttua ajoissa.
4. Mitoita varmuusvarastot riskin mukaan. Epävarman toimittajan tai pitkän toimitusajan nimikkeille tarvitaan suurempi puskuri. Lue lisää: Tilauspiste ja varmuusvarasto
5. Sovi selkeät ehdot. Sopimukseen kirjatut toimitusajat, laatuvaatimukset ja seuraamukset myöhästymisistä vähentävät epävarmuutta.
Miten toimittajasuhteita kehitetään?
Toimittajasuhteen kehittäminen ei tarkoita kaikkien toimittajien kohtelua samalla tavalla, vaan resurssien kohdistamista sinne, missä yhteistyöllä on suurin merkitys.
- Segmentoi toimittajat. Erottele strategiset kumppanit rutiinitoimittajista. Strategisiin panostetaan, rutiininomaiset hoidetaan tehokkaasti ja automatisoidusti.
- Avaa tiedonkulkua. Kun toimittaja tietää tulevista tarpeistasi, esimerkiksi ennusteista tai kampanjoista, se pystyy varautumaan ja toimittamaan paremmin.
- Käy säännöllistä vuoropuhelua. Tärkeimpien toimittajien kanssa kannattaa käydä säännöllisiä keskusteluja, joissa katsotaan sekä mennyttä suoriutumista että tulevia tarpeita.
- Kehittäkää yhdessä. Parhaat hyödyt syntyvät, kun toimittaja ja ostaja kehittävät yhdessä eräkokoja, toimitusrytmiä ja prosesseja.
Yhteenveto
Toimittajat ovat osa toimitusketjua, ja hyvä toimittajayhteistyö parantaa toimitusvarmuutta, joustavuutta ja ehtoja. Toimittajariskejä hallitaan tunnistamalla kriittiset toimittajat, välttämällä yhden toimittajan riippuvuutta, seuraamalla suoriutumista ja mitoittamalla varmuusvarastot riskin mukaan. Toimittajasuhteita kehitetään segmentoimalla toimittajat, avaamalla tiedonkulkua ja kehittämällä yhdessä. Tavoitteena on kumppanuus, joka hyödyttää molempia, ei pelkkä transaktio.
Haluatko seurata toimittajiesi suoriutumista yhdessä näkymässä?
Wisestein SCM tuo toimittaja- ja ostodatan näkyväksi, jolloin tunnistat kriittiset toimittajat ja riskit sekä voit kehittää yhteistyötä tiedon perusteella.
Varaa maksuton esittely tai tutustu referensseihimme.
Usein kysytyt kysymykset
Toimittaja vaikuttaa suoraan omaan toimitusvarmuuteen. Hyvä yhteistyö parantaa toimitusvarmuutta, joustavuutta ja usein myös ehtoja, kun taas heikko toimittajasuhde voi pysäyttää toiminnan.
Toimittajariskejä ovat toimitusriski eli myöhästymiset ja laatuongelmat, yhden toimittajan riippuvuus, toimittajan taloudellinen riski, hintariski sekä maantieteellinen ja poliittinen riski.
Riskejä hallitaan tunnistamalla kriittiset toimittajat ja nimikkeet, välttämällä yhden toimittajan riippuvuutta, seuraamalla toimittajien suoriutumista, mitoittamalla varmuusvarastot riskin mukaan ja sopimalla selkeät ehdot.
Toimittajasuhteita kehitetään segmentoimalla toimittajat strategisiin ja rutiininomaisiin, avaamalla tiedonkulkua tulevista tarpeista, käymällä säännöllistä vuoropuhelua tärkeimpien kanssa ja kehittämällä prosesseja yhdessä.