Moni pk-yritys pyörittää varastoaan Excelillä ja kokemuksella pidempään kuin kannattaisi. Se toimii, kunnes nimikkeitä on satoja, kysyntä heittelee ja kukaan ei enää tiedä, mihin pääoma sitoutuu tai mitkä tuotteet kiertävät hitaasti. Tässä vaiheessa varastonhallintaohjelmisto lakkaa olemasta ylellisyys ja muuttuu työkaluksi, joka maksaa itsensä takaisin vapautuneena käyttöpääomana.
Tämä opas käy läpi, milloin pk-yritys aidosti hyötyy varastonhallintaohjelmistosta, mitä ominaisuuksia kannattaa vaatia ja miten ratkaisu kannattaa valita ilman raskasta projektia.
Mikä on varastonhallintaohjelmisto?
Varastonhallintaohjelmisto on järjestelmä, joka auttaa seuraamaan, ohjaamaan ja optimoimaan varastoa. Se ei vain kerro varastosaldoja, vaan jalostaa varastodatan päätöksiä tukevaksi tiedoksi: laskee kiertonopeudet, tunnistaa hitaasti kiertävät nimikkeet, ehdottaa tilauseriä ja varoittaa puutteista ennen kuin ne tapahtuvat.
On hyvä erottaa kaksi asiaa. Tavallinen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) kirjaa, mitä varastossa on. Varastonhallintaan keskittyvä ratkaisu kertoo, mitä varastolle kannattaisi tehdä. Lue tästä erosta tarkemmin: SCM-järjestelmä vai ERP, kumpi sopii pk-yritykselle?
Milloin pk-yritys tarvitsee varastonhallintaohjelmiston?
Ohjelmiston tarve ei riipu yrityksen koosta vaan varaston monimutkaisuudesta. Selkeitä merkkejä siitä, että Excel ei enää riitä:
- Nimikkeitä on niin paljon, ettei kokonaisuutta hahmota taulukosta. Kun rivejä on satoja tai tuhansia, manuaalinen seuranta muuttuu virhealttiiksi.
- Pääomaa sitoutuu varastoon enemmän kuin pitäisi. Jos kassa on tiukalla mutta varasto on täynnä, raha makaa hyllyssä.
- Puutteita ja ylivarastoa esiintyy yhtä aikaa. Tämä on klassinen merkki siitä, että täydennys tehdään tuntumalla eikä lasketuilla tilauspisteillä.
- Kukaan ei tiedä, mitkä nimikkeet kiertävät hitaasti. Hidas varasto kasvaa huomaamatta, koska siihen ei kohdistu huomiota.
- Kysyntä vaihtelee kausittain. Manuaalinen ennustaminen ei pysy vaihtelun perässä.
Jos useampi näistä osuu kohdalle, ohjelmisto maksaa itsensä takaisin nopeasti vapautuneena pääomana ja vähentyneinä puutteina.
Mitä ominaisuuksia varastonhallintaohjelmistolta kannattaa vaatia?
Kaikki ratkaisut eivät ole samanlaisia. Pk-yrityksen näkökulmasta olennaisia ovat seuraavat ominaisuudet.
Varaston kiertonopeuden ja sitoutuneen pääoman seuranta
Ohjelmiston pitää näyttää, kuinka nopeasti varasto kiertää ja kuinka paljon pääomaa siihen sitoutuu, sekä kokonaistasolla että nimikkeittäin. Tämä on varastonhallinnan tärkein talousmittari. Lue lisää: Varaston kiertonopeus: laskentakaava ja parantaminen
ABC-luokittelu ja priorisointi
Hyvä ratkaisu luokittelee nimikkeet automaattisesti niiden merkityksen mukaan, jotta ohjaus voidaan kohdistaa tärkeimpiin tuotteisiin. Lue lisää: ABC-analyysi varastonhallinnassa
Tilauspisteiden ja varmuusvarastojen laskenta
Ohjelmiston pitää laskea, milloin ja kuinka paljon kannattaa tilata, kysynnän vaihtelun ja toimitusajan perusteella. Tämä vähentää sekä puutteita että ylivarastoa.
Hitaasti kiertävän varaston tunnistus
Ratkaisun pitää nostaa esiin nimikkeet, jotka sitovat pääomaa mutta eivät liiku. Näille voidaan tehdä päätöksiä: alennusmyynti, tilauksen lopetus tai poisto valikoimasta.
Kytkeytyminen olemassa olevaan dataan
Pk-yritykselle tämä on usein ratkaisevin kohta. Hyvä ratkaisu hyödyntää olemassa olevaa ERP- ja myyntidataa eikä vaadi koko järjestelmän vaihtamista. Tämä lyhentää käyttöönoton viikkoihin kuukausien sijaan.
Yhteys kannattavuuteen
Paras hyöty syntyy, kun varastoa katsotaan yhdessä kannattavuuden kanssa. Tällöin nähdään, sitooko pääomaa nimike, joka on aidosti kannattava, vai sellainen, jota myydään tappiolla.
Erillinen ohjelmisto vai ERP:n moduuli?
Pk-yritys törmää usein valintaan: ottaako ERP-toimittajan varastomoduuli vai erillinen, riippumaton ratkaisu. ERP:n moduuli on kätevä, jos se sattuu olemaan riittävän kehittynyt, mutta usein se on suunniteltu kirjaamaan tapahtumia, ei optimoimaan varastoa.
Riippumaton ratkaisu, joka toimii olemassa olevan ERP:n rinnalle, antaa yleensä syvemmän analyysin ja kannattavuusnäkymän ilman, että nykyistä järjestelmää tarvitsee vaihtaa. Wisestein SCM on esimerkki tästä: se ottaa olemassa olevan datan ja jalostaa siitä varaston kiertonopeudet, sitoutuneen pääoman ja optimoidut tilauserät, ilman raskasta IT-projektia.
Miten ratkaisu kannattaa valita?
Etene vaiheittain, älä osta ominaisuuslistan perusteella:
- Määritä ongelma. Sitooko pääoma liikaa, tuleeko puutteita vai puuttuuko näkyvyys hitaaseen varastoon? Ongelma ohjaa valintaa.
- Pyydä näkemään oma data. Hyvä toimittaja pystyy näyttämään analyysin teidän omasta datastanne jo myyntivaiheessa, ei pelkkää demoa esimerkkidatalla.
- Varmista kevyt käyttöönotto. Pk-yritykselle kuukausia kestävä projekti on riski. Selvitä, kuinka nopeasti ratkaisu tuottaa ensimmäiset hyödyt.
- Katso kokonaisuutta. Varasto ei ole erillinen saareke. Ratkaisu, joka yhdistää varaston kannattavuuteen ja ostoihin, tuottaa enemmän kuin pelkkä varastokirjanpito.
Yhteenveto
Varastonhallintaohjelmisto kannattaa, kun varaston monimutkaisuus ylittää sen, mitä Excelillä ja kokemuksella voi hallita. Olennaisia ominaisuuksia ovat kiertonopeuden ja sitoutuneen pääoman seuranta, ABC-luokittelu, tilauspisteiden laskenta ja hitaan varaston tunnistus. Pk-yritykselle paras ratkaisu hyödyntää olemassa olevaa dataa, yhdistää varaston kannattavuuteen ja on käyttöönotettavissa ilman raskasta projektia.
Haluatko nähdä analyysin omasta varastostasi?
Wisestein SCM näyttää varaston kiertonopeudet, hitaasti kiertävät nimikkeet ja sitoutuneen pääoman olemassa olevan datasi pohjalta, usein jo muutamassa päivässä, ilman raskasta käyttöönottoa.
Varaa maksuton esittely tai tutustu referensseihimme.
Usein kysytyt kysymykset
Varastonhallintaohjelmisto on järjestelmä, joka seuraa, ohjaa ja optimoi varastoa. Se ei vain näytä saldoja vaan laskee kiertonopeudet, tunnistaa hitaasti kiertävät nimikkeet, ehdottaa tilauseriä ja varoittaa puutteista ennakkoon.
Tarve syntyy, kun nimikkeitä on niin paljon ettei kokonaisuutta hahmota Excelistä, pääomaa sitoutuu varastoon liikaa, puutteita ja ylivarastoa esiintyy yhtä aikaa tai kysyntä vaihtelee kausittain.
ERP:n moduuli on usein suunniteltu kirjaamaan tapahtumia, ei optimoimaan varastoa. Riippumaton ratkaisu olemassa olevan ERP:n rinnalle antaa yleensä syvemmän analyysin ja kannattavuusnäkymän ilman järjestelmän vaihtoa.
Hyvä ratkaisu hyödyntää olemassa olevaa ERP- ja myyntidataa eikä vaadi koko järjestelmän vaihtamista, jolloin käyttöönotto onnistuu viikoissa kuukausien sijaan ja ensimmäiset hyödyt näkyvät nopeasti.