Suuri osa varastonhallinnan ongelmista kiteytyy yhteen kysymykseen: milloin pitäisi tilata lisää? Jos tilataan liian myöhään, tavara loppuu ja syntyy puute. Jos tilataan liian aikaisin tai liian paljon, varasto paisuu ja pääomaa sitoutuu turhaan. Moni pk-yritys ratkaisee tämän tuntumalla, mikä johtaa usein molempiin ongelmiin yhtä aikaa: osa nimikkeistä on jatkuvasti loppu ja osa pölyttyy hyllyssä.
Tilauspiste ja varmuusvarasto ovat työkalut, joilla tämä päätös tehdään laskennan eikä arvauksen perusteella. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä ne tarkoittavat, miten ne lasketaan ja miten niiden avulla vähennetään sekä puutteita että ylivarastoa samanaikaisesti.
Mikä on tilauspiste?
Tilauspiste on varastotaso, jonka alittuessa tehdään täydennystilaus. Kun nimikkeen saldo putoaa tilauspisteeseen, on aika tilata lisää, jotta tavaraa riittää siihen asti, kunnes uusi erä saapuu.
Tilauspisteen idea on yksinkertainen: sen pitää kattaa se kysyntä, joka ehtii toteutua toimitusajan aikana, sekä puskuri vaihtelun varalle. Jos toimittajalta kestää tavaran saaminen kaksi viikkoa, tilauspisteen pitää riittää vähintään kahden viikon kysyntään.
Tilauspisteen laskentakaava
Tilauspiste muodostuu kahdesta osasta: toimitusajan aikaisesta keskimääräisestä kysynnästä ja varmuusvarastosta.
Tilauspiste = (keskimääräinen kysyntä päivässä x toimitusaika päivinä) + varmuusvarasto
Esimerkki: nimikettä menee keskimäärin 20 kappaletta päivässä, toimitusaika on 10 päivää ja varmuusvarastoksi on laskettu 60 kappaletta.
Tilauspiste = (20 x 10) + 60 = 200 + 60 = 260 kappaletta.
Kun varastosaldo putoaa 260 kappaleeseen, tehdään täydennystilaus. Toimitusajan aikana ehtii kulua noin 200 kappaletta, ja 60 kappaleen varmuusvarasto suojaa siltä, että kysyntä onkin tavallista suurempaa tai toimitus myöhästyy.
Mikä on varmuusvarasto?
Varmuusvarasto on puskuri, joka suojaa epävarmuudelta. Jos kysyntä ja toimitusaika olisivat täysin tasaisia ja ennustettavia, varmuusvarastoa ei tarvittaisi lainkaan: tilattaisiin juuri sopiva määrä juuri oikeaan aikaan. Todellisuudessa molemmat vaihtelevat, ja varmuusvarasto kattaa tämän vaihtelun.
Varmuusvaraston koko riippuu kahdesta asiasta: kuinka paljon kysyntä vaihtelee ja kuinka korkea palvelutaso halutaan. Mitä enemmän vaihtelua ja mitä korkeampi tavoiteltu toimitusvarmuus, sitä suurempi varmuusvarasto tarvitaan.
Varmuusvaraston laskenta
Yksinkertaisimmillaan varmuusvarasto voidaan asettaa kokemusperäisesti, esimerkiksi tietyn päivämäärän kysyntää vastaavaksi. Tarkempi tapa perustuu kysynnän vaihteluun ja palvelutasokertoimeen:
Varmuusvarasto = palvelutasokerroin x kysynnän keskihajonta x toimitusajan neliöjuuri
Palvelutasokerroin tulee tavoitellusta palvelutasosta. Esimerkiksi 95 prosentin palvelutaso vastaa kerrointa noin 1,65 ja 98 prosentin palvelutaso kerrointa noin 2,05. Mitä korkeampi palvelutaso, sitä suurempi kerroin ja sitä suurempi varmuusvarasto.
Olennaista on ymmärtää periaate: varmuusvarasto ei ole sama kaikille nimikkeille, vaan se kasvaa kysynnän vaihtelun ja tavoitellun palvelutason mukaan.
Miksi nimikekohtaisuus on tärkeää?
Yleisin virhe on käyttää samaa varmuusvarastosääntöä kaikille nimikkeille, esimerkiksi ”kahden viikon puskuri kaikkeen”. Tämä johtaa siihen, että tasaisesti meneviin nimikkeisiin sidotaan liikaa pääomaa ja satunnaisesti meneviin liian vähän, jolloin niissä tulee silti puutteita.
Oikea lähestymistapa on porrastaa tilauspisteet ja varmuusvarastot nimikkeen merkityksen ja kysynnän vaihtelun mukaan:
- A-nimikkeille tarkka laskenta ja korkea palvelutaso, koska puute niissä on kallis. Lue lisää: ABC-analyysi varastonhallinnassa
- Tasaisesti meneville (X-nimikkeet) pieni varmuusvarasto riittää, koska kysyntä on ennustettavaa.
- Satunnaisesti meneville (Z-nimikkeet) tarvitaan suurempi puskuri tai erilainen strategia. Lue lisää: ABC- ja XYZ-analyysi
Tilauspisteen ja kiertonopeuden yhteys
Hyvin lasketut tilauspisteet parantavat suoraan varaston kiertonopeutta. Kun varastoa ei kasvateta turhalla puskurilla vaan täydennys osuu kohdalleen, sama palvelutaso saavutetaan pienemmällä keskimääräisellä varastolla. Tämä vapauttaa pääomaa heikentämättä toimitusvarmuutta. Lue lisää: Varaston kiertonopeus
Näin pääset alkuun
- Selvitä toimitusajat keskeisille nimikkeille tai toimittajille.
- Laske keskimääräinen kysyntä päivä- tai viikkotasolla viimeisten kuukausien datasta.
- Arvioi kysynnän vaihtelu. Tasaisille nimikkeille riittää pieni puskuri, vaihteleville suurempi.
- Aseta tavoitepalvelutaso nimikkeen merkityksen mukaan, korkeampi A-nimikkeille.
- Laske tilauspiste ja varmuusvarasto kaavojen mukaan ja ota ne käyttöön täydennyksessä.
- Seuraa ja säädä. Kun kysyntä tai toimitusajat muuttuvat, päivitä tilauspisteet.
Isolla nimikemäärällä tämä kannattaa automatisoida, koska käsin laskenta ei pysy ajan tasalla kysynnän muuttuessa.
Yhteenveto
Tilauspiste kertoo, milloin täydennetään, ja se lasketaan toimitusajan kysynnän ja varmuusvaraston summana. Varmuusvarasto on puskuri, joka kasvaa kysynnän vaihtelun ja tavoitellun palvelutason mukaan. Kun nämä lasketaan nimikekohtaisesti eikä yhdellä yleissäännöllä, puutteet ja ylivarasto vähenevät samanaikaisesti ja varaston kiertonopeus paranee. Isolla nimikemäärällä laskenta kannattaa automatisoida.
Haluatko tilauspisteet laskettuna omasta datastasi?
Wisestein SCM laskee tilauspisteet ja varmuusvarastot nimikekohtaisesti kysynnän vaihtelun ja toimitusaikojen perusteella, jotta täydennys osuu kohdalleen ilman turhaa pääomaa.
Varaa maksuton esittely tai tutustu referensseihimme.
Usein kysytyt kysymykset
Tilauspiste on varastotaso, jonka alittuessa tehdään täydennystilaus. Sen pitää kattaa toimitusajan aikainen kysyntä sekä varmuusvarasto, jotta tavaraa riittää siihen asti kun uusi erä saapuu.
Tilauspiste lasketaan kertomalla keskimääräinen päiväkysyntä toimitusajalla ja lisäämällä varmuusvarasto. Esimerkiksi 20 kappaletta päivässä, 10 päivän toimitusaika ja 60 kappaleen varmuusvarasto antavat tilauspisteeksi 260 kappaletta.
Varmuusvarasto on puskuri, joka suojaa kysynnän ja toimitusajan vaihtelulta. Sen koko riippuu kysynnän vaihtelusta ja tavoitellusta palvelutasosta: mitä enemmän vaihtelua ja mitä korkeampi palvelutaso, sitä suurempi varmuusvarasto.
Ei. Sama varmuusvarastosääntö kaikille johtaa siihen, että tasaisiin nimikkeisiin sitoutuu liikaa pääomaa ja satunnaisissa tulee silti puutteita. Varmuusvarasto kannattaa porrastaa nimikkeen merkityksen ja kysynnän vaihtelun mukaan.